Haz más y trabaja menos: secretos de productividad para gente ocupada

Los días pasan volando, siempre tienes miles de cosas por hacer, los clientes metiendo presión, el buzón de correo lleno... Y por más horas que echas en el trabajo la situación no parece mejorar.

Todos hemos pasado por ahí. Y lo cierto es que es fácil verlo con frecuencia en nosotros o en los demás. Más a menudo de lo que nos gustaría.

Al final todo se reduce a productividad.

La productividad en economía se define como la relación entre lo producido y los medios empleados. En un trabajo de "cuello blanco" lo producido sería el resultado de nuestra labor, el cual no deberíamos medir en cuántas tareas realizamos (que es engañoso), sino en el impacto real que éstas tienen en nuestra empresa. Los medios empleados serían fundamentalmente nuestro tiempo y las herramientas que utilizamos (el ordenador, el teléfono...).

Dado que la productividad es una relación entre estos dos factores, como en toda división, tenemos solamente dos maneras de aumentarla:

1. Obtener más resultados, o más bien, conseguir el mayor impacto con los mismos.
2. Usar menos medios, es decir, en nuestro caso disminuir el tiempo que nos lleva realizar las tareas.

Es evidente que la capacidad innata de cada uno es un factor importante, pero no se puede tener en cuenta en la "fórmula" anterior. Nuestra capacidad natural es la que es, y aunque podemos hacer algo para potenciarla, en mi opinión, conseguir una alta productividad es más una cuestión de hábitos y herramientas que de cualquier otra cosa.

A iguales capacidades, las técnicas y los hábitos marcan una gran diferencia.

Aunque, modestamente, considero que siempre he sido bastante productivo, a lo largo de los años he ido aprendiendo cómo mejorar y serlo aún más. En este artículo he querido resumir algunas técnicas y consejos que he utilizado durante mucho tiempo y que siempre me han funcionado muy bien.

¡Comenzamos!

1.- El arte de priorizar

Muchas veces escogemos qué tareas vamos a realizar por los motivos equivocados: porque nos resultan más fáciles, porque son urgentes, porque nos las exige un determinado cliente... Todo esto hace que trabajemos mucho, pero quizá en las tareas menos apropiadas. Sacar cosas adelante nos da la sensación de que estamos avanzando, peo es una sensación engañosa. Es el "hacer por hacer". Lo que de verdad deberíamos preguntarnos es qué valor tiene cada cosa que vamos a realizar.

En primer lugar, y aunque esté ya muy manido, lo cierto es que deberíamos saber distinguir lo que es urgente de lo que es importante. Todos tenemos claro el concepto pero luego en el día a día es muy complicado acordarse y hacerlo de manera sistemática.

Seguro que has visto más de una vez esta famosa matriz de Eisenhower que grafica las tareas en función de su importancia y su urgencia:

Es decir, es necesario distinguir entre importante y urgente. Muchas veces las cosas urgentes que nos hacen ir a salto de mata, en realidad no son importantes. Si no sabemos distinguirlo, nos pasamos el día apagando fuegos en lugar de solucionar cosas que tienen mayor impacto.

Es por esto que si el área de esos cuadrados del diagrama anterior reflejan la distribución de nuestro tiempo disponible, debería ser algo más parecido a esto:

Es decir, deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a cosas que son importantes y no urgentes. Las cuestiones urgentes e importantes deberían ser pocas o es que estamos planificando mal y somos "bomberos" que apagan fuegos todo el rato. Las urgentes y no importantes que las hagan otros a ser posible. Y las que no son urgentes ni importantes deberían ocupar un mínimo de nuestro tiempo.

Cuando tengamos una lista de tareas delante, debemos colocarlas mentalmente dentro de estos cuadrados. Nos ayudará a priorizar mucho mejor.

Este cuadro sirve también para priorizar sub-tareas dentro de tareas grandes. Toda tarea que lleve más de unas pocas horas realizarla, por regla general se podrá dividir a su vez en varias sub-tareas más sencillas. Éstas pueden ser priorizadas usando los mismos criterios que acabamos de ver con el objetivo de terminar la tarea "madre".

Una vez que hemos identificado en qué cuadrante está cada tarea ¿cómo priorizamos ese grueso de asuntos que son importantes pero no urgentes?

Bueno, como es obvio, primero lo más importantes. Lógicamente. Pero en muchas ocasiones la importancia de las tareas es similar, por lo que no puede ser él único criterio que utilicemos para priorizarlas.

Así que, ante tareas de importancia parecida , tengo varias reglas para decidir en qué orden acometerlas:

• Determina el grado de incertidumbre. Muchos trabajos son "coser y cantar" en el sentido de que, aunque sean laboriosos, hacerlos no presenta ningún misterio o incógnita. Es "tirar millas" como se dice vulgarmente. Otros por el contrario presentan cierta incertidumbre ya que quizá no los hayamos hecho nunca, son especialmente difíciles o su resultado depende de factores fuera de nuestro control. Puede que se hagan en unas horas o puede que nos lleven días. Estas tareas con un elevado grado de incerteza son por las que deberíamos empezar.
• Da prioridad a las más complicadas o las que menos te apetecen. La tendencia natural es la contraria: comenzar por las que sean más fáciles o divertidas. Sin embargo corremos el riesgo de no llevar a cabo las otras cuando el tiempo apremie o si flaquea la fuerza de voluntad. Empezando por las más tediosas tendremos más energía, y en cuanto las acabemos lo demás nos parecerá un paseo.
• Sé más efectivo con el principio de Pareto. El 20% de las tareas son las que nos van a dar el 80% del trabajo. Asimismo hay probablemente un 20% de ellas que constituirán el 80% de la importancia de nuestros objetivos. Ambos 20% no tienen porqué coincidir y es probable que no lo hagan. Así que identificando la intersección de ambos conjuntos podremos determinar el pequeño subconjunto de las tareas que más impacto van a tener y que además nos van a llevar más tiempo. Esas deben ir de primeras en la planificación, junto con las anteriores.

2.- Planificación

Otra cosa muy importante es la planificación en tiempos cortos. Esta es el alma de las metodologías ágiles de gestión de proyectos, pero simplemente es sentido común. Una vez que tienes las tareas priorizadas es necesario planificarlas.

Para ello debes tratar de estimar el tiempo aproximado que te puede llevar cada tarea (si es que es posible hacerlo: recuerda la incertidumbre). No se trata de afinar hasta el minuto. Solo determinar el orden de magnitud: unos minutos, un par de horas, media jornada, un día, varios... para tratar de encajarlas en los huecos de tiempo de los que dispones.

Una herramienta muy útil para los proyectos en los que participan varias personas es usar la técnica del planning poker.

Es tremendamente importante dedicar un rato a primera hora del lunes a planificar la semana. Visualizar una estimación de qué objetivos a corto plazo vamos a intentar acometer en los próximos días. Y luego un rato más corto diariamente, también a primera hora, para planificar la jornada que tenemos por delante.

En cada una de estas pequeñas planificaciones tendremos que ir corrigiendo los fallos de estimación que hayamos hecho en los anteriores. La mayor parte de las tareas nos habrán llevado más de lo que pensábamos, y otras menos. En función de eso variaremos el plan, incluyendo además otras cuestiones que hayan podido surgir por el medio y que previamente habremos priorizado también.

Un truco interesante es bloquear ciertas horas o días concretos de la semana para tareas recurrentes que, si bien no están en la lista de tareas, sabemos que es importante hacer. Por ejemplo llamar a clientes, hacer análisis de marketing, revisar resultados, pensar en el desarrollo de negocio, estudiar.... Cosas así. Este tipo de cuestiones, si no les reservas tiempo de manera automática, acabas por no hacerlas nunca, pero son importantes. Así que es muy interesante reservar, por ejemplo, todas las mañanas del martes de 10:00 a 12:00 para hacer llamadas a clientes, o todos los jueves por la tarde para análisis de marketing y estudiar un poco. Y sobre todo tratar de cumplirlo por todos los medios.

3.- Usa las herramientas adecuadas

Quizá la principal cualidad del profesional súper-productivo es la de ser ordenado. A esto no se le suele dar la importancia que merece, pero es de crucial.

Por ello, la primera herramienta que voy a recomendar es un sistema de archivo ordenado y sistemático. Si eres de los que guarda todo en el escritorio, tienes un problema.

Es importante disponer en tu disco duro de unas (pocas) carpetas de primer nivel en las que organices toda tu información de manera racional. Por ejemplo, puedes tener una carpeta para proyectos, otra para marketing, otra para documentos, etc... Dentro de éstas crea subcarpetas que tengan sentido en cada caso y luego hagan que localizar cualquier información sea muy fácil. Y da nombre a los archivos usando algún sistema sencillo y que siempre sea coherente. De este modo, por ejemplo, si necesitas localizar un proyecto de un determinado cliente que has realizado en el año 2013 solo tendrás que ir a la carpeta "Proyectos·Clientes·NombreCliente·2013" y allí estará en su correspondiente subcarpeta. El criterio de creación de carpetas y de nombrado de archivos tienes que decidirlo tú para que te sea cómodo y te tenga sentido. Pero una vez que lo decidas no lo cambies, así que dedícale tiempo a pensarlo bien. Es puro sentido común, nada más.

Como complemento a esto, dos herramientas muy interesantes:

• Everything: es un programita de tan solo 400KB que una vez lo instalas es capaz de localizar cualquier archivo en tu disco duro en unas décimas de segundo. Escribes cualquier palabra, fragmento o incluso operadores y funciones de búsqueda avanzadas. Una vez que lo instales no podrás vivir sin él, especialmente si manejas muchos miles de archivos como es mi caso.
• Dropbox o similar: ten todos tus archivos almacenados en la nube. Nunca mas perderás nada, lo tendrás todo accesible desde cualquier sitio y tendrás copias de seguridad automáticas entre otras ventajas. Incluso podrás guardar información privada sin que nadie pueda jamás interceptarla gracias a productos como Boxcryptor. Si no estás usando algo así estás cometiendo un error aunque no te lo parezca. Los pocos dólares al año que cuestan no son dinero a cambio de lo que obtienes. Yo recomiendo Dropbox porque es el que mejor funciona (y los uso todos), pero te puede servir Google Drive, OneDrive o servicios similares. Todos tienen una capa gratuita y otra de pago. Yo llevo pagando Dropbox muchos años y jamás he tenido un problema.

Ah, y otra cosa importante es que no guardes varias copias del mismo archivo con pequeños cambios de uno a otro, por si acaso las necesitas. Esto puede ser útil durante un rato, pero nunca debieran existir en ese estado más de un par de horas o luego no sabrás cuál es el bueno. Además, para eso se han inventado los sistemas de gestión de código fuente como Git , que sirven precisamente para eso. No te equivoques:  no solo le pueden sacar partido los programadores y no solo sirven para trabajo en equipo.

Incluso aunque no quieras complicarte la vida con Git, Dropbox ofrece historial de versiones para todos tus archivos, sean del tipo que sean, por lo que podrás volver a ellas cuando lo necesites. Por defecto te guarda todas la versiones de los archivos durante 30 días, pero si lo necesitas, por unos pocos dólares al año puedes tener historial de versiones permanente e infinito.

La segunda herramienta más importante es un sistema de gestión de tareas e información sobre las mismas. Déjate de notitas en la agenda y usa un sistema como es debido. Yo personalmente soy un enamorado de Trello. y lo utilizo tanto para lo personal como para colaborar en la empresa. Es un sistema de organización de tareas basado en la metodología Kanban, que viene del mundo Lean de la industria de la automoción.

Su uso es extremadamente sencillo pero al mismo tiempo muy útil. Consiste en un tablero en el que colocamos una serie de columnas y, dentro de éstas, tarjetas que representan nuestras tareas. Dentro de las tareas podemos guardar todo lo que necesitemos relacionado con las mismas: imágenes, archivos, documentación, comentarios.... y le podemos asignar etiquetas para localizarlas y clasificarlas mejor, ponerles fechas límite, crear sub-tareas, enlazarlas unas con otras....

Por ejemplo, este es el aspecto de mi tablero de tareas en Trello:

Lo interesante es decidir qué columnas creamos para clasificar las tareas. Yo por ejemplo uso:

• En Cola: para las tareas que voy a hacer próximamente, priorizadas con las más importantes arriba, para ir sacándolas de ahí hacia las otras columnas. Aquí están las tareas del cuadrado azul, que son la mayoría, es decir, las que son importantes pero no urgentes.
• En pausa: tareas que ya he empezado y están sin terminar pero en las que no estoy trabajando actualmente porque estoy a la espera de algo o las he des-priorizado por que tengo otra cosa más urgente. No las paso a la columna anterior para no perderlas de vista.
• En curso: las tareas en las que estoy trabajando. No debería tener nunc más de 2 o 3 ahí, aunque a veces incluyo algunas más, cortas, para meterme algo más de presión.
• Terminadas: ahí paso las tareas a medida que las termino. Esto ayuda a tener una sensación de avance que es muy beneficiosa. Todas las tareas de esta columna las archivo el lunes a primera hora para dejarla vacía. Así empiezo la semana con el contador a cero.
• Para no olvidar: estas son tareas que no son importantes ni urgentes pero que quiero tener más presentes por algún motivo especial. También tomo algunas notas privadas sobre tareas que hago con otra gente, que son generalmente las del cuadrado rojo, es decir, urgentes pero no importantes y que por lo tanto delego.
• Cuando se pueda: son las tareas que no son ni importantes ni urgentes (del cuadrado naranja). Simplemente cosas que estaría bien hacer alguna vez, pero que si no se hacen no pasa nada. Las dejo para ratos muertos o para cuando me viene bien hacer algo sin muchas consecuencias para tomármelo con más calma.

Otra cosa importante es elegir bien las etiquetas para clasificar las tareas. Te ayudará a localizarlas más rápidamente de forma visual y en las búsquedas y además puedes observar de un golpe de vista a qué estás dedicando tu esfuerzo. También son útiles cuando haces integración de Trello con otras herramientas, para automatizar ciertas cosas.

Yo, por ejemplo, utilizo estas:

Trello, es una herramienta pensada para la colaboración con otras personas, pero se le saca partido igualmente para un uso individual. Encima, es gratuita pero puedes pagar una cuota mensual muy pequeña para poder integrarlo con casi todo, y merece la pena aunque solo sea por soportar a la empresa que lo ha creado. Ahora le han salido muchos competidores que la verdad es que están muy bien. Otro que me gusta mucho y tiene una interfaz más moderna es Meistertask, que además son europeos y siempre es un punto a su favor. También es gratuito. Otro interesante (y europeo) es Wunderlist, adquirido hace poco por Microsoft. Este lo conozco menos pero me han hablado maravillas de él. Escoge uno y empieza a usarlo. Lo agradecerás.

Las otras herramientas que no deberían faltar en tu cinturón de persona súper-productiva son:

• Un calendario: te sirve el de GMail o el del servicio de correo que utilices, pero que sea un calendario on-line. Sincronízalo con el móvil para poder consultarlo y actualizarlo en cualquier momento y fíjate en los huecos que quedan libres cuando vayas a planificar el día y la semana. Una herramienta complementaria muy útil es Calendly o Doodle que se integran con tu calendario y te permiten planificar reuniones on-line con clientes o colaboradores teniendo en cuenta tus otros compromisos.
• Un sistema para tomar notas: como OneNote o Evernote, ambos gratuitos. Eso sí, es muy importante aquí también ser sistemático y ordenado a la hora de tomar las notas o acabas por no encontrar nada. Estas notas no son para las tareas en las que estás trabajando (para eso ya tienes Trello o similar) sino para ideas, cosas interesantes que lees o ves por ahí, pequeños informes y documentos transversales que pueden servir para varias cosas... Todo esto nunca sabes cuando va a servirte, pero cuando menos te lo esperas surge una idea o una necesidad y te acordarás de que habías anotado algo útil. Tenerlo sistemáticamente almacenado y fácil de localizar es muy valioso y hará que ahorres tiempo.
• Un sistema para lectura diferida: ¡hay tantas cosas interesantes en Internet! Si leyera todo lo que voy descubriendo cada día en las redes sociales o en los blogs que sigo, casi no haría otra cosa. Así que soy muy selectivo y solo leo en el momento cosas que sean muy cortas o tan interesantes que no puedan esperar. Lo demás lo almaceno para lectura posterior. Para ello utilizo Pocket. Se trata de una herramienta gratuita que permite ir almacenando y clasificando páginas web para consulta y lectura posteriores. Lo bueno es que se integra con casi todo y puedes enviar cosas para leer luego desde el PC, el móvil y muchas aplicaciones... Además genera  automáticamente una versión "legible" del artículo, muy útil para leer desde móviles y tabletas. La versión de pago es muy barata y permite una cosa sensacional: guarda los artículo tal cual estaban cuando los capturaste de modo que puedes volver a leerlos incluso si desaparecen de la Red y poder buscar en su contenido. Eligiendo bien lo que archivas tu labor de documentación para cualquier tarea se simplifica mucho. Eso sí hay que ser selectivo. Aún así yo tengo guardadas y clasificadas cientos de cosas de marketing, desarrollo de negocio, artículos técnicos, psicología. sociología... Muy recomendable. Se complementa muy bien con un producto como Diigo que permite tomar notas privadas y públicas directamente sobre lo artículos para poder volver sobre ellas luego. Estoy deseando que Pocket tenga un sistema así integrado para usar solo una herramienta para todo.

4.- Single-tasking

Siempre se ha valorado la capacidad multi-tarea de las personas. Lo que pasa que luego uno, tanto plancha un huevo como fríe una camisa... Salvo algunos súper-hombres o súper-mujeres, los demás somos muy malos haciendo más de una cosa a la vez. Así que otra regla de oro de la persona súper-productiva es trabajar en una sola cosa al mismo tiempo.

Cuando uno se centra en una tarea, el cerebro está más enfocado y se trataba mejor. Además, cuando estás alternando entre unas cosas y otras, cada cambio de contexto necesita una cierta adaptación por parte de tu cerebro y se pierde tiempo. Si tienes que hacer tres tareas hoy, las terminarás antes si empiezas con una, la terminas y pasas a la siguiente y así sucesivamente, que si vas alternando entre ellas. Es una ley natural.

Por eso en tu tablero Kanban nunca debería haber más de un par de fichas en la columna de "Tareas en marcha".

Un buen consejo también es agrupar tareas similares pero diferentes para realizarlas una tras otra. Por ejemplo, si entre tus tareas de hoy están leer y contestar el correo (esto siempre), hablar con un par de clientes y llamar al banco, lo mejor es que las pongas una continuación de otra y te las quites de encima. Las tres requieren más o menos el mismo grado de atención y el mismo "cableado cerebral" así que son buenas candidatas para hacerse juntas y disminuir el efecto del cambio de contexto.

5.- Construye barreras temporales

Una última cosa muy importante para lograr la productividad es bloquear las distracciones e interrupciones. Y para ello tienes que construir murallas a tu alrededor mientras trabajas, para protegerte de las injerencias de los demás y de las tuyas propias.

Ahora comentaré cómo construir estas barreras, pero antes es importante conocer una técnica muy sencilla pero muy útil: la famosa técnica Pomodoro. Se trata simplemente de reservar tiempos de trabajo durante los cuales no podemos ser interrumpidos, intercalando momentos de descanso. Es una cosa muy tonta, pero muy efectiva si la sistematizas, para lo cual basta con disciplina, pero también hay pequeñas aplicaciones o te vale un reloj de cocina.

La técnica original habla de intervalos de 25 minutos con 5 minutos de descanso, pero a mi me funcionan mejor intervalos más largos. De hecho los de 25 minutos me parece que provocan demasiados cambios de contexto y son contraproducentes, pero tu experiencia puede ser diferente. Así, suelo trabajar como mínimo 1 hora del tirón (generalmente más), seguido de 10 o 15 minutos en los que puedo hacer otra cosa. Dependiendo del momento puede ser algo ocioso como ver las redes sociales y el móvil o tomarme un café, o simplemente echar un vistazo al correo para ver si hay algo urgente. Lo importante es bloquear toda interrupción durante el periodo de trabajo que decidas.

Eso significa cerrar el correo electrónico, silenciar el móvil y las notificaciones (para eso está el modo "No molestar"), cerrar la puerta si es necesario, pedir que no te pasen llamadas... Yo, en tiempos, incluso he llegado a poner un cartel de "No entrar" en mi puerta mientras estaba trabajando en algo importante. Lo que sea con tal de no distraerse en esos intervalos de trabajo intenso y concentración.

Puedes intercalar periodos "Pomodoro" con otros más laxos en los que puedes tener el teléfono activado y la puerta abierta. Y desde luego en los periodos de "descanso" levántate, sal de la habitación, estira las piernas e incluso charla con alguien.

6.- Algunos consejos cortos más

Los anteriores son los importantes, pero hay muchas otras pequeñas cosas que puedes hacer para mejorar tu productividad, como por ejemplo:

• Aprende a usar bien el teclado. No me refiero solo a escribir rápido (que también) sino sobre todo a usar las teclas rápidas del sistema operativo y los programas que uses habitualmente. Es increíble ver como la mayor parte de la gente usa el ratón para todo. Las teclas rápidas son un disparo de adrenalina para tu productividad. Aunque te cueste un poco al principio, una vez que te acostumbras a usarlas puedes ir varias veces más rápido haciendo casi cualquier cosa en un ordenador. Te sorprenderás. Son indispensables.
• Lo perfecto es lo enemigo de lo bueno: pues eso. A veces saber parar a tiempo es la mejor receta para ser productivo. Seguro que le puedes dar 10 vueltas más a ese diseño o esa texto que has escrito, pero una vez pasado un cierto punto nadie lo va a notar ni a agradecer. Para gente perfeccionista (como yo mismo) es complicado acostumbrarse a esto, pero créeme, ganarás mucho haciéndolo.
• Ponte fechas límite: en algunos tipos de trabajo si no haces esto corres el riesgo de no terminarlos nunca. Ponte hitos y fechas límite, métete un poco de presión y conseguirás mejores resultados.
• Usa filtros y reglas de email: otra de las cosas infrautilizadas por muchas personas que trabajan con ordenadores. Al igual que clasificas tareas en función de su urgencia e importancia, algo muy parecido puedes hacer con el email. Así que crea reglas para que solo llegue a tu bandeja de entrada lo verdaderamente importante y que requiera tu atención. Lo demás que se clasifique automáticamente y ya lo verás en alguno de los descansos o en una franja de tiempo reservada para ello al final de la jornada, por ejemplo. En mi caso, la mayor mejora de productividad (y casi de salud) que he tenido en los últimos años ha sido sin duda conseguir llegar todos los viernes con "Inbox cero", es decir, nada en mi bandeja de entrada. Ese es el objetivo, y se puede conseguir.
• Usa dos pantallas, a ser posible grandes: otra de las pequeñas cosas que consiguen un gran impacto en la productividad. En algunas tareas podrás ahorrar mucho tiempo al no tener que cambiar entre ventanas. Puedes tener abiertas y distribuidas varias ventanas con información relacionada en uno de los monitores y usar el otro para el trabajo que estés realizando en ese momento. Y hoy en día todos los sistemas operativos soportan además múltiples escritorios, por lo que puedes dejarlas abiertas y cambiar de un escritorio a otro según lo que estés haciendo en cada momento.
• Aprende a decir que no: solo di sí a lo indispensable. De nuevo piensa en la importancia y la urgencia. Diciendo que no a cosas que no son importantes se ahorra mucho tiempo. Es complicado pero con el tiempo se aprende.
• De vez en cuando, pierde un poco de tiempo: haciendo algo que te relaje. No solo me refiero a durante la jornada laboral como comentaba antes con el Pomodoro, sin incluso a veces tomarte una tarde libre si te lo puedes permitir puede ser muy productivo para tu trabajo. Distraer el cerebro puede ayudarte a aumentar la productividad. Pero no te pases.

En resumen

Aumentar nuestra productividad es clave para mejorar en el trabajo, en la vida personal y, por supuesto, para que mejore la economía del país.

Más allá del mito del súper-hombre capaz de sacar adelante el trabajo de diez personas, en mi opinión la mejoría de este aspecto obedece más a hábitos que debemos adoptar que a tener una capacidad sobrehumana.

Con este artículo he pretendido resumir las técnicas, hábitos y herramientas que me ayudan a mi. Algunas cuestan al principio, pero una vez que las interiorizas y te salen de manera automática, la cuestión mejora mucho.

¡Espero que te sirva!