El secreto de la productividad

José M. Alarcón
José M. Alarcón
Gallego de Vigo, amante de la ciencia, la tecnología, la sociología, la música y la lectura. Ingeniero industrial y empresario. Fundador de Krasis, especialistas en e-learning. Autor de varios libros y cientos de artículos.

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El secreto de la productividad

Mucho antes de la llegada masiva de los procesadores many-core ahora omnipresentes, cuando el corazón de los ordenadores era un simple núcleo, los sistemas operativos eran ya capaces de hacer varias cosas simultáneamente. O eso nos parecía a los usuarios. Aunque en realidad sólo era posible ejecutar una tarea al mismo tiempo, los sistemas que gobiernan las computadoras creaban la ilusión de que sucedían muchas cosas a la vez.

El secreto era dividir cada tarea en muchos pequeños trozos e ir alternando el uso del procesador entre todas ellas. Al cambiar muy rápido de una a otra, la ilusión era que había muchas cosas funcionando al unísono, pero no era cierto.

Lo más costoso de esta técnica para el procesador era realizar cambio de contexto: pasar de una tarea a otra consume mucha potencia de cómputo.

Nuestro cerebro es como una máquina de un sólo núcleo: por mucho que creamos lo contrario sólo somos capaces de hacer una cosa bien al mismo tiempo, y además el cambiar de una tarea a otra nos cuesta un esfuerzo enorme de adaptación de contexto.

Es por eso que lo que más puede matar nuestra productividad es el intentar hacer muchas cosas al mismo tiempo. Y aunque no lo creas, todos los días ocurre: cada vez que llega un correo y lo miras de reojo, cada vez que alguien te menciona en twitter y recibes una notificación, cada vez que recibimos un Whatsapp, cada vez que entra alguien en el despacho a decirnos algo, cada vez que suena el teléfono… estamos perdiendo productividad. Somos como el payaso de la fotografía, atendiendo a muchos platos a la vez, o como el famoso perrito de Youtube queriendo recoger todas las pelotas que le lanzan los desconsiderados de sus dueños. Y aunque creamos que sólo estamos dedicando un par de segundos a cada cosa, el efecto en nuestra capacidad de trabajo es muchísimo mayor.

El secreto para ser productivos y sacar trabajo adelante no es otro que enfocarse en algo y no salirse de ello en un buen rato. Parece de Perogrullo pero lo cierto es que no lo hacemos.

Yo he de reconocer que era mucho más productivo hace unos años que ahora. Lo cierto es que antes no tenía todas las distracciones que tengo ahora mismo (correo, llamadas, whatsapps, redes sociales, interrupciones continuas), ni tampoco tantas cosas a las que atender. Por eso mismo, paradójicamente, **cuando quiero trabajar **de verdad y estar centrado lo que hago es quedarme en casa. De este modo minimizo las distracciones que tengo en la oficina y puedo centrarme en una sola tarea a la vez.

Pomodoro_timer

Existe una técnica llamada "Pomodoro" (en alusión a los tomates que se suelen usar en las cocinas para medir el tiempo de cocción de los alimentos), que consiste básicamente en dividir el día en fragmentos de media hora. Durante cada fragmento sólo puedes hacer una cosa, la que sea pero sin salirte ni un minuto de lo que hagas. Ni llamadas, ni mails: sólo centrarse en la tarea. Los últimos 5 minutos de cada periodo puedes ver el correo, estirar las piernas o hacer lo que quieras. Luego vuelta a empezar. Cada cuatro periodos puedes hacer un descanso más largo, de 15 o 20 minutos.

Es una técnica muy sencilla, pero que da unos resultados espectaculares. Se consiguen aumentos de productividad enormes.

7 consejos para mejorar la productividad

En función de mi experiencia, para ser más productivo lo que debemos hacer es:

  1. No intentes ser multi-tarea: céntrate en una sola cosa de cada vez y procura no distraerte. Usa la técnica de Pomodoro.

  2. Cierra el email y las redes sociales. Las podrás abrir cada 25 minutos durante 3 o 4 minutos. Más adelante puedes dedicarte como tarea única a contestar el correo y al Twitter, en uno de los periodos de tarea única. Desconecta las notificaciones automáticas en el móvil.

  3. Alecciona a los demás: que no te distraigan mientras estás centrado en algo salvo que sea una urgencia o algo muy importante. Diles que no te molesten nunca hasta las "menos cinco" o las "y veinticinco" de cada hora.

  4. Desmenuza las tareas en tareas más pequeñas. Si creas tareas excesivamente grandes no verás la manera de llevarlas a cabo. Divídelas en tareas cortas que puedas hacer como mucho en unas pocas horas y luego mételas en una lista ordenada por importancia. Yo utilizo una lista de tareas que voy marcando como completadas y voy reordenando cada día. cada mañana al empezar la jornada reviso la lista, decido por cuál voy a empezar (generalmente la primera de la lista) y no paso a la siguiente hasta que la termino.

  5. Si la conversación en diferido se prolonga, llama. Hay gente que se cree que el email es para mantener una conversación. Mentira. No lo es. Si cruzas más de dos o tres correos cortos con alguien sobre un mismo tema, acabarás mucho antes si lo llamas por teléfono o por Skype. Lo mismo se aplica a las diferentes mensajerías.

  6. Aprende a priorizar: hay una gran diferencia entre una tarea urgente y una importante. A veces se pasa uno el día apagando fuegos en lugar de hacer cosas más productivas. En ocasiones esos fuegos serán importantes, pero en otras se convertirán tan solo en una distracción. Saber distinguirlo y actuar en consecuencia es una habilidad escasa (y me incluyo entre los que no la tienen) pero importante que hay que entrenar.

  7. Evita procrastinar: ya he escrito sobre la procrastinación y el efecto Zeigarnik para vencerla. Cuando tenemos muchas cosas que hacer y ninguna nos apetece demasiado, buscamos formas de estar ocupados pero que realmente nos conducen a una sensación de agobio mayor, ya que sólo diferimos las tareas verdaderamente importantes. Si cogemos el toro por los cuernos y empezamos con una de ellas tendremos muchas probabilidades de terminarla.

Y aunque nos pensemos que todos estos son males de la vida moderna, lo cierto es que han existido siempre. Ya en el siglo XVIII, Lord Chesterfield decía lo siguiente en la carta IX enviada a su hijo (por cierto, todas muy recomendables):

"There is time enough for everything, in the course of the day, if you do but one thing at once; but there is not time enough in the year, if you will do two things at a time."

O sea, que si haces solo una cosa a la vez hay tiempo para todo en el día, pero no te llegará un año a nada si intentas hacer dos cosas al mismo tiempo. Ahí queda eso… 😃

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