José Manuel Alarcón

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Planifica bien tus proyectos… jugando al póker

BolaCristalLos antiguos griegos consultaban las decisiones importantes a las pitonisas del Oráculo de Delfos, un lugar sagrado dedicado al dios Apolo y a las musas. Durante casi dos mil años fue lugar de peregrinación de crédulos toda Europa buscando consejo sobre todo tipo de cuestiones: desde cuándo era el mejor momento de plantar la cosecha hasta si había que declarar la guerra al pueblo vecino. Encima, como respuesta obtenían siempre un acertijo que debían interpretar: una forma fácil de no hacerse responsable. Como hoy en día, para ser pitonisa no era necesario ninguna habilidad especial: bastaba con "llevar una vida intachable" (bueno, hoy en día, ni eso). Los vapores que emanaban del subsuelo del monte Parnaso eran suficientes para otorgarles la clarividencia. Con estos mimbres es fácil imaginar lo buenas que eran las predicciones: casi tan exactas como las que hacen ahora los adivinos que están en TV de madrugada. Si es que no hemos evolucionado nada…

Tal y como salen algunos proyectos en las empresas parece que hemos ido al oráculo a preguntar cómo gestionarlos. La mayoría de los proyectos se van de plazos y de presupuesto. Estimar el tiempo, el esfuerzo o los recursos que vamos a dedicar a un proyecto es una "ciencia" muy inexacta.  Nos basamos en la experiencia previa y en nuestra intuición, pero la memoria es débil y la experiencia se ve superada por la realidad, que siempre nos aporta imprevistos. Cualquier tarea que no sea trivial o básica conlleva siempre un cierto grado de incertidumbre que es difícil tener bajo control. Esto es especialmente cierto en proyectos que involucran trabajo intelectual: programación, marketing, diseño…

El mundo de la gestión ágil de proyectos de software ofrece muchas herramientas interesantes que pueden ser exportadas con éxito a otros ámbitos. Una de las más llamativas, sencillas y útiles es el planning poker.

Una partida de póker muy especial

Tienes un proyecto que realizar y varias personas involucradas. Debes decidir cuánto tiempo/personas/dinero/riesgo/complejidad/etc se necesitan para sacarlo adelante. Reúnes a las personas implicadas en sacarlo adelante y empezáis a estimar. El proceso es el siguiente:

  1. Os sentáis a una mesa todos los que vais a participar en el proyecto. Nunca más de 9 o 10. El responsable del proyecto puede opinar pero no puede estimar.
  2. Cada participante tiene una baraja de cartas con los siguientes números: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100, una interrogación (para cuando realmente no tengo ni idea) y un icono de "café" (para cuando estoy cansado y necesitamos un receso). Existen variaciones sobre estas cartas pero las anteriores son las más comunes y se asemejan a una serie de Fibonacci.
  3. Se enuncia brevemente cada tarea a realizar. El responsable puede responder preguntas durante un par de minutos para aclarar dudas sobre el alcance.
  4. Cada participante escoge una carta y la deja boca abajo en la mesa. Esta carta será su estimación de la magnitud que se está evaluando. Por ejemplo, si estamos estimando tiempo necesario para realizar la tarea y creo que llevará cerca de 3 días, escojo la carta con un 3.
  5. Cuando todos tenga la carta en la mesa, se les da la vuelta a todas al mismo tiempo.
  6. Si hay consenso en los valores, se pasa a la siguiente tarea. Si no coinciden los valores (lo más normal), se discute brevemente el porqué de las divergencias. Normalmente será una conversación interesante. Se vuelve a repetir la votación (pasos 4 y 5) hasta que haya coincidencia de criterios.
  7. Normalmente no hacen falta más de dos o tres rondas para llegara una consenso, y si no es así, deberíamos quedarnos con el valor mayor y saltar ya a la siguiente tarea para avanzar.

Esta sencilla técnica ayuda muchísimo a a acertar con las estimaciones. Existen muchos motivos para ello:

  • No hay una única opinión que prevalezca y todos participan en las decisiones menos el responsable, precisamente para que su opinión no sea la que se tenga en cuenta. Esto mejora también la integración del equipo. Además en equipos multi-disciplinares pone sobre la mesa muchos puntos de vista y opiniones útiles, incluso de gente alejada de la tarea en concreto, pero involucrados en el proyecto.
  • Los números están elegidos de modo que tienen en cuenta la inexactitud de las estimaciones cuánto más grande es la magnitud. Así para valores bajos es más fácil estimar y por eso las cartas están más próximas, pero acertar, por ejemplo, que un proyecto va a durar exactamente 32 días es imposible, así que nos decantaremos por 40 en ese caso, lo cual estará con toda seguridad más cercano a la realidad. Al ser un proyecto largo en las siguientes reuniones donde se revise la estimación ya podremos elegir un valor más bajo y más preciso para terminarlo.
  • Al mostrar todas las cartas a la vez  se evita el efecto apalancamiento, es decir, que la primera cantidad que se diga sea que la que fije el orden de magnitud en el que nos movemos.
  • Ayuda a que tengamos en cuenta ciertos problemas o retos ya desde el principio, puesto que saldrán de las discusiones derivadas de las diferentes estimaciones.
  • Si limitamos en tiempo las discusiones y somos estrictos en este aspecto, la gente tiene que ceñirse a las razones principales y evitaremos la parálisis por análisis. Podemos utilizar un cronómetro o un reloj de cocina. Un tiempo razonable para las discusiones de cada ronda es no más de 2 minutos. Perderse en los detalles es perder el tiempo y no va a mejorar la estimación pues las cartas a elegir son limitadas y están pensadas precisamente para no ser demasiado granulares.

Aunque esta técnica haya sido popularizada por los equipos de desarrollo de software le vas a poder sacar mucho partido en todo tipo de proyectos. No dejes de probar planning poker si tu equipo tiene entre 4 y 10 personas.

Puedes comprar una cartas en Internet o imprimirlas en cartulinas. También hay aplicaciones específicas gratuitas tanto para la Web como para iOS, Android o Windows Phone.

Mejorarás las estimaciones del equipo, ahorraréis tiempo, surgirán discusiones interesantes y, con un poco de suerte, las reuniones serán más divertidas.

PlanningPoker

Jose M. Alarcon José Manuel Alarcón
Ingeniero industrial y empresario. Fundador de Krasis.com, especialistas en e-learning. Autor de varios libros y cientos de artículos. Gallego de Vigo, amante de la ciencia, la tecnología, la sociología, la música y la lectura.
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Comentarios (1) -

Fernando PUyuelo

Siempre muy interesantes todas las entradas del blog

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