José Manuel Alarcón

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Errores del emprendedor: #2 - No tener en cuenta todos los gastos

Impuestos-HaciendaCuando un emprendedor hace su plan de negocio cree tener muy claros los gastos en los que va a incurrir: software, hardware, salarios, alquileres, comunicaciones, marketing...

Sin embargo existen una serie de gastos que suelen obviarse y que pueden llegar a ser importantes. Es un error común olvidarse de ellos y que se resienta el flujo de caja de la empresa, que cuando está arrancando suele estar siempre al límite.

Precisamente como lo recursos financieros de una empresa que arranca siempre son bastante reducidos, los pequeños gastos que se van sumando pueden llevarnos a sorpresas desagradables con el dinero.

Algunos de estos gastos que muchas veces se olvidan son:

  • Gastos de constitución: crear la empresa legalmente cuesta dinero. Existen ciertos costes administrativos (papeleo), el coste del notario, el registro de sociedades, una asesoría que no ayude en el proceso... Cuenta con al menos 1.000 euros de costes iniciales para no llevarte una sorpresa. Si luego es algo menos, eso que gana vuestro cash-flow. La inclusión anual (obligatoria) de las cuentas en el registro mercantil también tiene un coste.
  • Asesoría: el hecho de realizar una actividad económica, aunque de entrada sea nula porque no tienes ventas, implica llevar una contabilidad, nóminas (aunque sea la del propio emprendedor), presentar en tiempo y forma los formularios de impuestos, darse de alta en el IAE, estar al tanto de las normas fiscales, etc... ¿Lo puedes llevar tú mismo? Seguramente, pero el tiempo que le dediques a eso es tiempo improductivo para sacar adelante la empresa. Zapatero a tus zapatos. Te saldrá mucho más rentable y menos arriesgado dedicar una partida de los costes mensuales a concepto de asesoría/gestoría. Reserva de entrada al menos 100€/mes para esto, que irán aumentando a medida que se complique tu gestión (más empleados, más facturas recibidas y emitidas, ventas internacionales...).
  • Impuestos: en España una empresa paga impuestos aunque no gane dinero o no facture, por el mero hecho de existir como entidad jurídica. Para empezar es obligatorio que al menos uno de los socios sea autónomo. Esto significa de entrada un coste de sobre 300€ al mes (salvo excepciones muy concretas) que debes tener en cuenta te guste o no. Existen también impuestos municipales (residuos urbanos, contribución, actividad...) que se han de pagar y que pueden llegar a sumar unos cuantos cientos de euros. Por suerte el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) no hay que pagarlo hasta que factures 1MM€. Aunque parezca una obviedad hay que tener claro que cuanto más ingrese la empresa más impuestos pagará, y contar con ello en las previsiones de flujo de caja.
  • Adelantos sobre beneficios: una sorpresa que se lleva más de uno tras uno o dos años de actividad es el de este impuesto. Si un año la empresa da beneficios, lógicamente es obligatorio pagar el impuesto de sociedades en Julio del año siguiente, que para una PYME actualmente es el 25%. Hasta aquí todo normal. La sorpresa viene cuando te enteras de que, a partir de ese momento, cada trimestre tienes que pagar un porcentaje de esa misma cantidad en previsión de que al año siguiente tengas el mismo beneficio. Es decir, la lógica de Hacienda es: "Si este año han tenido x beneficios, asumo que el año próximo tendrán lo mismo, así que vete adelantándome los impuestos correspondientes". Si al año siguiente tienes menos beneficios (o pérdidas) Hacienda te lo devuelve, pero puede tardar hasta 12 mese en hacerlo y, mientras, es dinero con el que contabas pero que no tienes. Así que si no prevés esto la caja de la empresa puede quedarse temblando. Mucho ojo.
  • El IVA no es dinero de la empresa: cada vez que facturas por un producto o servicio debes repercutir a los clientes un 21% adicional correspondiente al IVA. Es decir, si vendes un producto por 100€ a tus clientes les facturas 121€. Ese dinero entra directo a caja, pero no puedes contar con él, ya que cada trimestre debes liquidar el IVA y pagárselo a hacienda. Es decir, todas las empresas actúan como recaudadoras de ese impuesto para el Estado. Por ello, en un caso extremo, en tu caja puede haber un 21% de dinero que no es tuyo. Como no lo tengas claro y gastes de más te llevarás un buen susto. ¡Ah! y ten en cuenta que una vez que hagas una factura debes pagar ese 21% a Hacienda aunque no la hayas cobrado. Desde este año 2014 es posible solicitar la devolución de ese IVA de facturas no cobradas, pero hay que hacer papeleo y debes esperar un mínimo de 6 meses para poder reclamarlo. Mientras, es dinero que no has ingresado pero debes pagar. Así que mucho ojo a la hora de hacer facturas grandes si no tienes muy -pero que muy- claro que vas a cobrarlas.
  • Seguridad social: si en tus cálculos de costes salariales has contado con el salario bruto de la gente que vas a contratar, te vas a llevar una sorpresa. De lo que cobra en bruto un empleado a lo que le cuesta a la empresa hay una diferencia de alrededor del 35%. Es decir, que si tenías pensado gastar en salarios por ejemplo 60.000€, el coste real será de alrededor de 80.000€.
  • Costes financieros: seguro que voy a derribar un mito con esto ;-) pero los bancos no son ONGs y trabajan para ganar dinero. Mucho dinero. Y cualquier cosa te va a supner costes: mantenimiento de cuentas, transferencias, pago de nóminas, cargos en cuenta a clientes, cobrar cheques, líneas de crédito que te concedan, y por supuesto préstamos. Esos pequeños porcentajes que no parecen gran cosa acaban siendo una cantidad importante a medida que pasa el tiempo (el milagro del interés compuesto). Mira con lupa los costes financieros y negocia con el banco en función de tus posibilidades.

En resumen: existen un montón de gastos pequeños "ocultos" que no se suelen tener en cuenta cuando hacemos el plan de negocio pero que pueden llegar a ser muy importantes en la maltrecha caja de una empresa que empieza. Es importante conocerlos y tenerlos en cuenta para no llevarse sorpresas.

La lista anterior no es exhaustiva pero tiene en cuenta los más importantes. Espero que te pueda servir de ayuda.

Jose M. Alarcon José Manuel Alarcón
Ingeniero industrial y empresario. Fundador de Krasis.com, especialistas en e-learning. Autor de varios libros y cientos de artículos. Gallego de Vigo, amante de la ciencia, la tecnología, la sociología, la música y la lectura.
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